Ettevõtjate kogemused toetuste taotlemisel

Hakkame kajastama ettevõtjate kogemusi eurotoetuste taotlemisel majanduskeskkonnas. Kui Sinulgi on see teekond läbitud või käsil ning sellest võiks teistelegi rääkida, kirjuta meile oma kogemusest toetustasku@gmail.com.

Kogemus: Kasvutoetus sunnib kasvama
Rain Veetõusme, Meediakontaktide OÜ juht

Klassikaline eellugu
Tagantjärele tundub http://www.ajakirjanikud.ee/ loomine suisa kooliõpiku näitena. Esmalt sattusime tüütu probleemi otsa, siis leidsime sellele lahenduse ja viimaks hakkasime seda lahendust ka teistele pakkuma. Kõik sai alguses sellest, et kaks suhtekorraldajat panid tund aega kokku e-posti loendit, ühe kliendi pressiteate jaoks. Kõrvalt vaadates kummitas peas mõte, et seda peab saama kiiremalt ja lihtsamalt teha. 30 minutit hiljem oli sündinud lahendus, mida saaksid kasutada kõik huvilised ja mis oleks sama lihtne, kui tavalise e-kirja saatmine. Kolm kuud hiljem alustas Meediakontaktide OÜ uue lahenduse testimist. Nüüd saab iga soovija sama või parema tulemuse kahe inimtöötunni asemel ühe minutiga.

Kasvuks on vaja enamat
Umbes pool aastat peale idee sündi andsime teenuse esmakordselt kasutamiseks väljapoole ettevõtet. Nagu väikeettevõtluses ikka, pakkusime 3-4 tuttavale organisatsioonile võimalust teenusega tutvuda, seda kasutada ja tasu asemel meile jooksvalt tagasisidet anda. Mõni kuu hiljem asusime müügifirma toel teenust müüma.

Esimese raskuspunktina selgus, et enamik igapäevaselt müügitööd tegevatest inimestest ei saa meie toote müügiga hakkama. Ühtpidi osutus see liiga spetsiifiliseks, teisalt jälle lahenduselt nii lihtsaks, et uued kliendid ei saanud aru, kuidas see töötab. Ja kuigi see tundus uskumatuna, oli probleemiks just liiga lihtne lahendus.

Aasta otsa ponnistasime ettevõtte tutvustamise ja müügiga. Müügitööd proovis kokku 12 inimest ja vaid üks neist osutus edukaks. Klientide hulk hakkas kosuma ja peaaegu iga kuu saime tõdeda, et taas oleme teinud müügirekordi.

Kuid Eesti turg on väike ning kasumlikuks muutumiseks tuleb kliente märksa kiiremini leida, milleks on tarvis lisainvesteeringuid. Teenuse mudel võimaldas laieneda ka naaberriikidesse, kuid ka see eeldas täiendavat investeeringut. Investeeringuteks aga raha polnud.

Võimalik lahendus EASilt
Juba esimese tegevusaasta lõpus käis peast läbi mõte EASi poole pöördumisest. Diagonaalis sai võimalustele pilk peale heidetud ja see liigse keerukuse tõttu lootusetuks tunnistatud. Veidi üle aasta hiljem pöördusin selle juurde tagasi ja süvenesin rohkem. Et mitte takerduda taas kõikvõimalike nõuete ja reeglite lugemisse seadsime sammud otse Harju Ettevõtlus- ja Arenduskeskusesse, kus umbes tunniajase arutelu tulemusena selgus, et põhimõtteliselt on kasvutoetuse saamine võimalik.

96 tundi, 92 lehekülge, 13 600 krooni
EASi kasvutoetuse taotlemine osutus olemasolevatest arenguvariantidest ilmselt kõige arukamaks. Järgmised kolm kuud töötasime selle sihiga. Kes nüüd eelloetust innustust on saanud, võiks hoolega silmas pidada järgmisi punkte, kuna vähemalt meile tulid mõned arengud ootamatutena.

Töö maht. Projekti materjalide ja nõuetega tutvumine ning selle kokkukirjutamine on väga ajamahukas. Samal ajal jäävad paljud teised tegevused seisma. Meil tegeles ettevõttega vaid kaks omanikku ja palgatööjõudu polnud võimalik juurde võtta. Projekti kirjutamise ajaks sisuliselt peatus müügitöö ja sai kannatada ka klienditeenindus. Klientide arv siiski kasvas, kuid üksnes nende arvelt, kes ise meieni tee leidsid.

Projekti keerukus. Kuigi äriplaan oli kahe aasta jooksul juba pähe valmis kirjutanud, osutus kõikvõimalike lisade koostamine siiski raskeks. Aja kokkuhoiuks sai finantspoole koostamiseks palutud abi ka raamatupidamisfirmalt, kellel varasemalt selliste projektide kirjutamise kogemus.

Kuhi dokumente. Kuigi avastasime nii mõnegi lisa vajaduse alles viimastel päevadel enne esitamistähtaega, saime kõik kokku. Ja peale raamatupidamisfirma arve esitamist saime teha veidi statistikat. Arvestamata tunde, mis kulus materjalidega tutvumiseks ja lugemiseks, läks projekti koostamisele kokku 96 töötundi. Kogu esitatud materjalide maht koos lisade ja pakkumistega sai kokku 92 lehekülge ja otsesed kulud seoses projekti kirjutamisega olid 13 600 krooni.

Oluline on märkida, et kõige selle juures ei ole kunagi kindel, et projekt lõpuks ka EASi heakskiidu saab. Sisuliselt võtab ettevõtja projekti kirjutama asudes riski, et vaatamata kulutatud ajale ja rahale ning vahepeal toppama jäänud põhitööle, ei saa ta toetust ja võib olla lõpuks veelgi keerulisemas seisus, kui enne projekti kirjutamist.

Põhjalik kontroll
No aga mida muud saabki eeldada? Keegi ei anna teile poolt miljonit lihtsalt ilusa näolapi või särava ilukõne eest. Loomulikult tuleb oma äriidee pulkadeks lahti võtta ja teha see arusaadavaks ka neile, kes teie ettevõtte valdkonnaga mingisugustki kokkupuudet ei oma. Nii järgnes ka projekti esitamisele pea kaks kuud täiendusi, täpsustusi ja lisamaterjalide esitamist.

Vaat et kõige esimese asjana paluti mul täiendavalt esitada ID-kaardi koopia. Olin hämmingus, sest projekti sai esitanud läbi veebikeskkonna aken.eas.ee. Seal tuli sisenemiseks ja allkirjastamiseks kõikjal ID-kaarti kasutada. Milleks veel ID-kaardi koopia paberil? Põhjus pole mulle senini selge, aga kuna ka seda sai esitada üle neti, siis skaneerisin ID-kaardi sisse ja saatsin EASile.

Järgnesid kohtumised EASis ja üsna tihe kirjavahetus, mille käigus tuli nii mõnigi projekti osa ümber teha või täiendavaid materjale esitada. EASi kiituseks tuleb märkida, et kõik küsimused esitati väga lihtsalt ja selgelt. Alati sai infot ka juurde küsida. Kahjuks langes täienduste tegemise aeg meil otse suurde suvesse. Seega osutus nii mõnegi materjali kokkusaamine tavalisest aeganõudvamaks. Mõnenädalase ootamise järel tuli ka positiivne vastus ja taas EASile kiitust, kogu menetluse jooksul anti meile pidevalt tagasisidet asjade käigust.

Projekti teostamise kaasnähud
Iseenesest võiks ju nüüd rõõmust lakke hüpata ja siis diivanile puhkama visata. Projekt kiideti heaks ja pool miljonit justkui maast leitud. Reaalsus on aga üsna karm. Ja ma ei räägi raha kasutamise kontrollist, see on lihtne ja loogiline. Kuid on taas terve rida asju, millega ei osanud enne projekti algust arvestada.

Taas tuli arvestada töömahuga, mis hüppas lakke erinevate projekti etappide käimalükkamisel. Paberil tundus lihtne, tellid tarkvaraarenduse või veebilehe või turundusmaterjalid, kuid reaalsuses tähendab see tunde ja tunde vältavaid koosolekuid arendajaga, kellel on 100 asjalikku lisaküsimust ja kõigile tuleb leida vastused. See tähendab kümneid e-kirju seoses domeenide registreerimisega, sest nii Soome kui Rootsi on teinud välisfirmadele .fi ja .se lõpuga domeenide saamise võimalikult keeruliseks. See tähendab tundidepikkusi koosolekuid kujundajate ja turundusinimestega, kes tahavad parima tulemuse saamiseks ka ettevõtte poolset põhjalikku sisendit. Neid tunde ei ole ma kokku lugenud ja ilmselt ei jõua ka lugeda. Oluline on, et sel ajal, kui tegeletakse ettevõtte arendamisega, tuleb paratamatult teha ka igapäevast tööd.

Niisiis tegeleb täna http://www.ajakirjanikud.ee/ asjadega juba kahe omaniku kõrval ka kaks abilist. Üks müügi ja teine igapäevaste asjatoimetuste korraldamisega.

Epiloog
Ilmselt poleks ma nii julgeid arengusamme ilma EASi toeta astunud. Vahest oleks müüki küll rohkem panustanud, kuid välisturgudele ei oleks vaatama hakanud. Kindel on aga see, et isegi kui kogu eeltöö tulemuseks oleks olnud eitav vastus, oleks see oluliselt kaasa aidanud ettevõtte arengule. Said ju pähe kogutud mõtted süsteemselt kirja pandud ja kõik arenguvõimalused koos rahanumbritega läbi analüüsitud. Vähemalt oleks ees olnud pilt, mis on võimalik ja mis mitte, ning mis see kõik maksab.